GENERALIDADES
Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la sociedad INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los Datos Personales. .
INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
FUNDAMENTOS Y DISPOSICIONES LEGALES
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 en la cual se definen las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos".
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos obligan a los responsables de estasy que su desconocimiento acarreará sanciones. Adicional mente señala que dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 1377 de 2013, en consonancia con el Decreto 1081 de 2015, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.
La Ley 1266 de 2008 1 define los siguientes tipos de datos personales:
- Dato privado: “es aquel dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular’’.
- Dato semiprivado: “es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el título IV” de la Ley 1266
- Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
- Encargado del tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento”. INNOVASOFT COLOMBIA SAS podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de encargados.
Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 define los siguientes roles:Responsable del tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”. INNOVASOFTCOLOMBIA SAS, de acuerdo con la ley es responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
INNOVASOFT COLOMBIA SAS, está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para la entidad, en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que,sin actuar en nombre de esta, tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.
Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado al correo electrónico: notificaciones@innovasoftcol.com
1. INFORMACIÓN DE INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., entidad responsable del tratamiento de la información.
La empresa responsable del tratamiento del dato personal:
- Razón social: INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.
- Domicilio: BOGOTÁ D.C. – COLOMBIA / SUR AMÉRICA
- NIT: 900.347.494-1
- Dirección de correspondencia: Ac. 26 #85D - 55, OF(LE-30) Dorado Plaza
- Email: notificaciones@innovasoftcol.com
- Teléfono: (+57) 333 033 3773
2. CONCEPTOS
Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Consultas:Solicitud de la información personal del Titular que reposen cualquier base de datos usada por INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Reclamos:Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.
Dato público:Es el dato que no sea privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3. PRINCIPIOS
Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., en el proceso de administración de datos personales:
- Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Finalidad y Tratamiento: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- El Tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.,se encuentran relacionados única y exclusivamente con fines comerciales, legales, contractuales, procedimientos de gestión administrativa y financiera. La información adicional suministrada por el Cliente y/o Proveedor a INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., en virtud de la relación comercial que las vincula será conservada en nuestra Base de Datos.
- El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse elderecho del Titular a obtener de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
- Seguridad: Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD.
INNOVASOFT COLOMBIA SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
4.1 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE INNOVASOFT COLOMBIA SAS:
- Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales.
- Controlar el acceso a las oficinas de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
- Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
- Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
- Transferir la información recolectada a distintas áreas de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S. cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
- Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
- Registrar sus datos personales en los sistemas de información de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas;
- Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de INNOVASOFT COLOMBIA SAS.
- Para cumplir las obligaciones contraídas por INNOVASOFT COLOMBIA SAS con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
- Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos y servicios ofrecidos por INNOVASOFT COLOMBIA SAS;
- Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos que ofrece INNOVASOFT COLOMBIA SAS y sus compañías vinculadas;
- Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante y evaluación de la calidad del servicio;
- Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
- Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos;
- Permitir que compañías vinculadas a INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
- Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
- Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
- Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
- Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
- Planificar actividades empresariales;
- Para la evaluación del cumplimiento de las obligaciones de los proveedores;
- Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes a proveedores.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INNOVASOFT COLOMBIA SAS, en su condición de responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales, los cuales, le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de esta. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 yel decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél se tendrá por no presentada.
INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.,cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho arevocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
6.1 CONSULTAS, RECLAMOS, QUEJAS
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con “INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., así: contacto@innovasoftcol.com también Podrá dirigirse a la dirección Cra. 70D # 115ª – 38 Oficina 502.
Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente (+57) 333 033 3773 en el horario de lunes a viernes de 07:00 a.m. a 04:00 p.m.
7. EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
7.1 Derecho de acceso
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
- a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
- b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
- c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
7.2 Consultas.
INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.,garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
7.3 Reclamos.
INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.,garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.4 Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Parágrafo 1. Rectificación y Actualización De Datos. INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
Parágrafo 2. Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
- Cuando así lo estime conveniente.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
7.5 Revocatoria De La Autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
7.6. Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
8. Deberes de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.
Deberes de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., actuando como responsable del tratamiento de datos personales.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
8.1. Deberes de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., respecto del titular del dato.
8.2. Deberes de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
8.3. Deberes de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
8.4. Deberes de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
- Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.5. Deberes de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.
Si INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
- Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a INNOVASOFT COLOMBIA SAS, los datos personales que tratará como Encargado.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
- Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la presente política.
- Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Seguridad de los Datos Personales
INNOVASOFT COLOMBIA SAS, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de INNOVASOFT COLOMBIA SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. INNOVASOFT COLOMBIA SAS no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de INNOVASOFT COLOMBIA SAS y sus Encargados.
INNOVASOFT COLOMBIA SASexigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
10. Transferencia internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien INNOVASOFTCOLOMBIA S.A.S.,tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
11. Aviso de Privacidad
INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S., en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo a través de la página web: www.innovasoftcol.com
12. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
Página Web de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.: www.innovasoftcol.com
Correo electrónico enviado a los titulares, para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos se efectuará la comunicación por correo certificado y en su defecto se publicará en un diario de amplia circulación.
Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
13. Vigencia de las políticas de tratamiento de información personal.
Las presentes políticas rigen a partir del 01 de Enero del 2018.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los titulares se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los titulares podrán terminar por voluntad de estos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de INNOVASOFT COLOMBIA S.A.S.,no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad
Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
El tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos se encuentran relacionados única y exclusivamente con fines comerciales, legales, contractuales, procedimientos de gestión administrativa y financiera, en virtud de la relación comercial que las vincula con INNOVASOFT COLOMBIA SAS.
Con el apoyo de
